Video conferencing: van Zoom, Hangouts & Teams tot de topklasse

07/05/2020

Zoom, Hangouts, Teams… ideaal wanneer je telewerkt in corona tijden. Video conferencing is zowat de enige manier om echt voeling te houden met collega’s en klanten. Jonas en Willy van Hemera tonen hoe je als KMO het beste uit video conferencing haalt, ook naar beveiliging en GDPR toe. En ze lichten een tipje van de sluier wat de toekomst te bieden heeft…

KMO’s en video conferencing

“De eerste vraag die je het best stelt als KMO, is waarvoor je video conferencing wil gebruiken,” vertelt Willy Olbrechts. “De talrijke tools op de markt brengen meerdere mensen op verschillende locaties samen ‘in sound and motion’. De organizer nodigt uit en de invitees sluiten aan. Je hebt alleen een internetconnectie nodig.”

Een voorloper van video conferencing is ‘Sametime’, een onderdeel van het toemalige Lotus Notes. “Sindsdien is er heel wat veranderd o.a. door innovaties uit de gaming wereld,” geeft Jonas aan. “Afhankelijk van wat je met video conferencing wil bereiken, kan je kiezen uit een scala aan oplossingen: van populaire tools tot een afgelikte video conferencing room.”

De eenvoudigste oplossingen beperken zicht tot één face-to-face gesprek, zoals Apple FaceTime en Google Duo. Handige tools voor met z’n tweetjes. Op naar de tools voor videogesprekken in groep…

Zoom worstelt met beveiligingsissues

Willy vernoemt een nieuwkomer die pijlsnel aan populariteit wint: Zoom. “Een Zoom video conference telt tot 1000 deelnemers, waarvan je er tot 49 ziet op je beeldscherm. Superieur gebruiksgemak bracht Zoom naar de top maar beveiligingsproblemen werpen een grote schaduw.”

Ongevraagd deelnemen aan Zoom conferences blijkt een fluitje van een cent, waardoor de privacy van gebruikers en GDPR in het algemeen in het gedrang komt. Er zijn via Zoom al computers gehackt en paswoorden gestolen. VRT publiceerde onlangs ‘Universiteit Antwerpen verbiedt applicatie Zoom‘ omdat tijdens het gebruik aan de universiteit soms uit het niets pornografisch materiaal verscheen. De laatste dagen zit het echt niet mee voor Zoom: ‘Indiase overheid verbiedt Zoom wegens veiligheidszorgen‘ en ‘Nederlandse universiteiten verbieden Zoom wegens privacyrisico’s‘.

Zoom, Teams en Hangouts behoren tot de meest populaire video conferencing tools

Usual suspects van video conferencing

“Heel wat bedrijven zijn gestandaardiseerd op de collaboration software van Microsoft of Google,” weet Jonas. “Hierdoor werken hun medewerkers reeds regelmatig met Microsoft Teams of Google Hangouts. In corona tijden zijn deze personen geneigd om intensiever gebruik te maken van hun gebruikelijke video conferencing tool.”

Naast Zoom, Teams en Hangouts, zijn er nog wel meer populaire video conferencing tools: Webex Meetings en Jabber van Cisco, GoToMeeting, Skype (de nog steeds bestaande voorloper van Microsoft Teams) en een rits andere tools.

Goed beveiligd deelnemen en extra features

Afhankelijk van de tool in kwestie beschik je in het gratis aanbod over chat, screen sharing, and recording. De betalende versie biedt een vracht aan extra features zoals hogere video- en geluidskwaliteit, netwerk-gebaseerde opname en geëncrypteerde media. Ook worden er integraties met marketingautomatisatie en CRM software aangeboden.

Willy: “Om video conferencing veilig te laten verlopen, is het noodzakelijk dat de organisator en de deelnemers enkel via een persoonlijk bezorgde link of code toegelaten worden. Eens in de meeting hang je af van de beveiligingsreputatie en -maatregelen van de fabrikant.” Wanneer men de video meeting wil opnemen, moet dit vooraf duidelijk aan alle betrokkenen gemeld worden. Wettelijk gezien is de fabrikant verplicht om een legal interceptor te voorzien, waarmee in geval van ernstige misdrijven, opnames kunnen vrijgegeven worden voor gerechterlijke onderzoeken.

Geïntegreerde professionele oplossingen

“Bedrijven kiezen naast de vermelde oplossingen ook regelmatig voor een geïntegreerde professionele video conferencing oplossing,” vertelt Jonas. “Dit soort oplossingen kunnen naadloos gebruikt worden in speciaal ingerichte video conference rooms, en deelnemers kunnen vanop eender welke locatie digitaal meedoen. Met Hemera ondersteunt klanten o.a. met de draadloze ClickShare video conferencing oplossingen van Barco.”

Eén klik op de Barco conferencing knop verbind je automatisch met de pro camera’s, sound bars en andere AV peripherals in de ingerichte conference room. Dit levert uiteraard een uitzonderlijke meeting ervaring op waarmee bedrijven hun professioneel imago versterken. De deelnemers die zich elders bevinden kunnen vlot deelnemen met de bijhorende app. Samenvattent zegt Jonas, “dat met dit concept bedrijven feilloos een professionele video conference kunnen opzetten, intern of met een andere partij. Bovendien beantwoorden dergelijke oplossingen aan hoge internationale beveiligingsstandaarden.”

Bedrijven gebruiken Barco ClickShare om feilloos een professionele video conference op te zetten

Los van de oplossing die je gebruikt, beschik je best over een degelijke internetverbinding voor een kwalitatieve video conferencing ervaring. Wanneer de verbinding tekortschiet, komt video en geluid niet meer in real time door wat de communicatie bemoeilijkt tijdens de meeting. Kies steeds voor een internetverbinding met voldoende bandbreedte om intensief videoverkeer aan te kunnen.

Grote stappen vooruit met Virtual Reality 

Virtual Reality (VR) staat te popelen om video conferencing een steeds realistischere beleving mee te geven. Heel wat innovatieve fabrikanten bieden deelnemers het gevoel alsof ze zelf aanwezig zijn op de gekozen plaats van afspraak. Typisch wordt een 360 graden camera geplaatst en doet VR technologie de rest. Door te bewegen met een mobile device of VR bril, kunnen deelnemers vanop afstand rondkijken in de vergaderruimte en interageren alsof ze tussen de anderen zouden zitten.

Willy: “Echt straf wordt het wanneer de vergaderruimte ingeruild wordt door eender welke andere interessante locatie. Een voorbeeld kan erin bestaan om enkele ingenieurs uit de Verenigde Staten virtueel op fabrieksbezoek te sturen in China.” Met de Avatour oplossing wordt in de fabriek de omgeving in 360 graden live gedeeld met de ingenieurs die met een VR bril meedoen. Een leuke gadget is dat beide ingenieurs via eenvoudige hologrammen toevoegd worden aan de video conference.

“De komende jaren zullen nieuwe technologieën video conferencing steeds realistischer en breder inzetbaar maken,” geeft Willy aan. “Zo zullen locaties waar iets specifiek gebeurt of aanwezig is steeds vaker het decor vormen van een video conference. Digitaal overleg op afstand blijft complementair aan face-to-face contacten, maar bespaart mensen gigantisch veel tijd en oplopende reiskosten.”